Управление временем — как успевать больше на 50%

авг 29, 2018

Уверена, что любой человек, который занят делом, ни раз задавался вопросом как успевать больше за рабочий день-неделю-месяц. И я тоже в числе тех людей, кто ищет способы успевать больше, не в ущерб качеству работы. И я хочу поделиться способами, которые помогают мне.

Я-фрилансер. Поэтому у меня есть возможность планировать свой день, но как у любого обычного человека, у меня случаются иногда форс-мажоры и всякие неожиданные события, которые выводят меня из системы, которой я придерживаюсь. Это нормально и бывает у всех. Поэтому нужно уметь вернуться в свою систему за самый короткий промежуток времени.

Вообще, про систему стоит рассказать отдельно.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Временные рамки

Я планирую свой рабочий день довольно жестко — есть определенные часы работы, есть обеденное время. Есть время начала работы, время конца рабочего дня. Это все отмечается в ежедневнике. Примерно таким образом: 7.00-11.00 работа, 11.00-13.00 обед и сон (да, я встаю рано утром и сплю днем, как и многие жители Вьетнама!), 13.00-18.00 работа ( ладно, ладно! Все смещается обычно: 13.30 — 18.30). Я стараюсь не вылезать из этих часов, но иногда позволяю себе +- час — например, можно проспать зарядку или можно задержаться дольше. Или растянуть обед.

Перерывы

Чтобы не терять концентрацию и работать наиболее эффективно, очень помогает привычка делать перерывы! У меня они идут после каждых рабочих 25 минут. Я позволяю себе 5 минутный короткий перерыв.
Это придумала не я, это придумал тот, кто создал Помидорную технику (Франческо Черилло).
Если кратко, то время измеряется таймером и делится на отрезки заданной длины. Между отрезками обязателен перерыв. Но когда включается таймер, мы обязаны работать не отвлекаясь над конкретной задачей. Один отрезок называется помидор. По умолчанию, помидор — это 25 минут, перерыв между ними-5 минут. Каждые 4 помидора — большой перерыв 30 минут.

Вы можете узнать тут http://tim.com.ua/2009/10/pomodoro-technique/

Но в моем случае я постепенно отказалась от длинных перерывов, так как я в них обычно начинала делать другую работу. Но иногда я делаю кофе-брейк как раз на длинном перерыве.
Таким образом, у меня получается 7 часов чистого рабочего времени в идеальном случае, это 18 помидоров. Я отметила это время в таймере. 7 часов продуктивного времени — это ОЧЕНЬ много. Если реально работать, а не прокрастинировать.
Поэтому, если в день получается 6 часов чистого времени, то я тоже очень довольна.

Приоритеты

Внутри временных рамок рабочего дня стоит обозначить приоритеты. Сколько часов вы готовы тратить на каждый вид работы. К сожалению, фрилансер бОльшую часть времени тратит на кучу разных задач, относящихся к бизнесу и организации работы, поэтому нельзя сказать, что все время занимает непосредственно дизайн. Я выделяю 1 помидор в день ( полчаса) на работу с почтой, мессенджерами и т.п. перед началом работы. 10-14 помидоров на клиентов, в зависимости от загруженности и планов. Остальные — на свои проекты. На неделе я планирую чего и сколько мне нужно успеть и распределяю время по дням в зависимости от целей. Соответственно, если я взяла слишком много проектов, то мое личное время сокращается до нуля и все распределяется между разными клиентами. Иногда даже приходится увеличивать рабочий день, но я стараюсь такого не допускать. Также я стараюсь учитывать время работы на стоках, написание статей, публикацию работ в портфолио, изучение языка, рисунок-живопись и прочее-прочее. Чем лучше будет спланирован объем работы в начале недели, тем больше вы успеете!

Ответы/согласования и обсуждение с клиентами по проектам я считаю как клиентское время, а не как свои проекты. Причем это время я учитываю в цене, которую называю за проект.

Объединение

В последнее время я пришла к выводу, что нужно объединять какие-то задачи, иначе времени опять не хватает. Я объединила подкасты по английскому с работой, а аудио-записи по вьетнамскому с утренней пробежкой. В работе я объединяю отправку макетов после работы, чтобы не отвлекаться на беседу с заказчиками, а разослать всем все после. Также здорово объединять одинаковые задачи, чтобы они занимали меньше времени и не раздражали вас.

Отвлекающие факторы

Если вы не менеджер по работе с клиентами, то вы имеете полное право не отвечать клиентам моментально! Я использую для этого свои 5-ти минутные перерывы, если нужно ответить в месенджерах. И назначаю день и время звонка-встречи, если предстоит большая беседа. Все понимают это и реагируют адекватно.Вообще главное и единственное правило — не отвлекаться ни на что, пока вы работаете в таймере.Если вы устаете, то лучше сделайте меньше помидоров в день и больше перерывы, но заставьте себя не переключаться эти 25 минут.

Даже 4 часа ЧИСТОГО рабочего времени — это очень хорошо!

Реалистичность

Не стоит планировать задачи впритык. То есть, если вы обычно рисуете постер 2 часа, то не нужно писать, что вы сделаете это за полтора, или два часа. Всегда ставьте +50% на небольшие по времени задачи, и +20% на достаточно объемные. Лучше отдохнуть свободное время, чем пытаться сделать то, что сделать нереально. Также не стоит ставить на один день очень много мелких задач, мозг устает от такого обилия разных задачек. 2-3 небольшие задачи — это уже предел. Не обманывайте себя и оценивайте трезво сколько времени что занимает. Если не знаете, сколько занимает времени определенный тип работы, то нужно измерить это. Можно той же помидорной техникой по таймеру.

Анализ

Обязательно нужно потом смотреть сколько часов реально было проработано, чем вы занимались. Сейчас много софта, который фиксирует это. Я написала в конце статьи, то что помогает мне!

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Если вы задумывались над тем, как успевать больше, то наверное читали, что нужно делегировать. Легко сказать, но сложно сделать! Особенно фрилансеру, который привык все делать сам.

Я не очень верю в делегирование, так как чтобы делегировать полноценные проекты вашей области, вам нужно найти специалиста уровня не хуже вас, а он скорее всего будет просить столько же, сколько вы или больше. Поэтому смысл теряется, вы просто раздаете заказы. Для себя я решила этот вопрос тем, что нанимаю специалиста на фиксированный оклад, а не на по-проектную оплату. Но тут приходится больше времени тратить теперь на поиск заказов и само-пиар.

Все гораздо проще в комплексных услугах. Например, я -дизайнер, но могу взять заказ на полную разработку сайта. Согласовываю бюджет, добавляю себе процент с заказа, отдаю техническую часть своему постоянному разработчику на сдельных условиях, а сама делаю дизайн. Все довольны.

В любом случае, делегирование — это уже бизнес-процесс, оно лишает фриланс той свободы, которая изначально закладывалась в это понятие.

КОНЦЕНТРАЦИЯ

Следующий важный пункт — это способы сохранить концентрацию и необходимую энергию в течении рабочего дня. Если вы устаете, то вы начинаете отвлекаться и тупить. И можете делать весь день то, что планировалось выполнить за час.
Нужно высыпаться. Заниматься спортом или йогой. Рано вставать. Есть легкую пищу. Звучит очень скучно, но это стоит того! Попробуйте провести месяц здоровой жизни и вы реально офигеете от количества энергии.
Ну и, конечно, алкоголь, наркотики, табак в рабочее и после-рабочее время — все это вредит нашей концентрации.

Конечно, глупо пытаться изменить образ жизни за один день, но можно попробовать внедрять хорошие привычки.
Еще говорят, что вредно кофе и мясо. Но я не знаю, мне не подошло отказаться от того и другого.

ИНСТРУМЕНТЫ

https://pomodoneapp.com/ — таймер для помидорной техники. Очень удобно, что кроме самого приложения, есть еще и личный кабинет со статистикой.

www.evernote.com — сюда я сохраняю статьи, которые прочитала. Пишу свои мысли. Пишу свои глобальные планы, мечты. Это приложение очень удобно, что дает доступ сразу со всех устройств и тут реально здорово хранить все, что приходит в голову!

https://timetracker.yaware.com.ua/ — хорошая штука, которая собирает данные о том, чем ты занимался в течении дня. В каких программах сидел, на каких сайтах. Хорошо для анализа того, чем ты реально занимаешься.

Ежедневник — в ежедневнике я пишу план на месяц, план на неделю, план на день. Еще есть план на год, это — мое самое любимое после покупки ежедневника)))

пример плана не месяц
monyh

на неделю
week

на день (*раньше у меня были другие временные рамки)
day

Обычно после рабочего дня я в состоянии овоща, но самое сложное — это заставить себя отойти от компьютера. Можно ставить будильники на основные временные точки — начало работы, начало обеда, конец обеда, конец работы.

Расскажите, вы используете планирование? Или это скучно?
И помогает ли вам музыка во время работы?

Оставайтесь на связи!

Мои подписчики получат не только свежие новости, но и подарки! Например, наборы иконок и иллюстраций!


Другие статьи
Управление временем — как успевать больше на 50%
Прототипы — что должен знать заказчик, чтобы...
Speedpainting: Mexico Chibi
Про ценообразование. Или почему хороший сайт не может...